Вопрос #69085
Личное дело работника
Автор:
Суть вопроса:
Ваш ответ
Вы должны войти на сайт, чтобы оставлять ответы.
Ответы:
Добрый день. Подготовку к сдаче личных дел в архив необходимо проводить в соответствии с разделом VI Правил, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правил №77). Они действуют с 17 сентября 2023 года.
Основные требования к подшивке личного дела:
- Не объединяйте несколько личных дел в одно. Документы в них содержат персональные данные и иную информацию ограниченного использования. При объединении нарушается принцип работы с конфиденциальными сведениями.
- Все документы в личном деле подшивайте в хронологическом порядке. Первой идет заверенная копия приказа о приеме на работу, если он оформлялся, а последней — копия приказа об увольнении.
- В деле должен храниться один экземпляр одного документа. Уберите все лишние копии и дубликаты.
- Приложения, листы ознакомления, визы и резолюции к документу — его неотъемлемая часть. Подшивайте их вместе.
- Не вносите в дело черновики, а также личные документы работника, которые подлежат возврату.
Перед сдачей личных дел в архив из бумажного дела уберите все скрепки, скобки от степлера, пластиковые файлы-вкладыши, стикеры. Если какие-то документы представлены на отдельных носителях (дискеты, диски, флеш-накопители), то их передачу в архив оформляйте в соответствии с разделами X и XII Правил № 77.
Подшейте документы на четыре прокола в твердую папку. Следите, чтобы все резолюции и текст при этом оставались читаемы. Одна папка не может содержать более 250 листов при ширине корешка не более 4 см. Если документов больше, то оформляйте несколько томов (частей).
Обязательно пронумеруйте все листы в валовом порядке. О том, как это правильно сделать, смотрите в п. 52 Правил № 77.
Составьте лист-заверитель личного дела. Он нужен, чтобы потом отражать все изменения в папке, которые произойдут при архивном хранении. Его форма приведена в приложении 4 к Правилам № 77. Лист-заверитель подписывается его составителем.
Подготовьте внутреннюю опись документов в деле. Она нужна для правильного учета. Ее форму смотрите в приложении 5 к Правилам № 77. Количество листов во внутренней описи укажите в листе-заверителе.
Здравствуйте, необходимо соблюдать хронологический порядок, делать подшивку последовательно.
Надеюсь, что мой ответ оказался полезным и помог Вам в решении Вашей проблемы.
