Вопрос #69083
Передача личного дела в архив

Здравствуйте, 

Порядок передачи личного дела в архив включает следующие этапы:

1. Подготовка дела:

• Документы подшиваются в хронологическом порядке (от приема до увольнения).

• Удаляются все скрепки, скобы степлера, пластиковые файлы.

• Листы нумеруются в валовом порядке.

• Составляется лист-заверитель и внутренняя опись документов.

• Максимальное количество листов в одной папке — 250.

1. Оформление обложки:

• Указывается полное и сокращенное название организации.

• Наименование подразделения.

• Индекс дела.

• Заголовок (ФИО работника).

• Крайние даты (прием-увольнение).

• Количество листов.

• Срок хранения (50 или 75 лет).

1. Сроки передачи:

• Для обычных работников: через 1-3 года после увольнения.

• Для госслужащих: через 10 лет.

1. Особенности систематизации:

• Нельзя объединять несколько личных дел в одно.

• Хранятся только оригиналы или заверенные копии.

• Приложения и визы являются неотъемлемой частью документа.

• Черновики и подлежащие возврату личные документы работника удаляются.

1. Для электронных дел:

• Документы приводятся к единому формату.

• Создаются PDF/A файлы для основной части.

• Оцифровываются бумажные документы.

• Сохраняются все метаданные.

Важно: если работник вновь принимается в организацию, заводится новое личное дело, а старое остается в архиве.

Надеюсь, что мой ответ оказался полезным и помог Вам в решении Вашей проблемы. 

Здравствуйте. Сшивается все при передаче в архив в хронологическом порядке.